Belege digitalisieren – ohne Zettelwirtschaft

Warum Belege digitalisieren?

Papierbelege kosten Zeit: sammeln, abheften, für die Steuerberatung kopieren und später wieder suchen. Digital liegt jeder Beleg an einer Stelle, ist in Sekunden gefunden und lässt sich direkt an die Buchhaltung übergeben.

So kommen deine Belege in Dokukiste

• Foto: Beleg mit dem Handy fotografieren – auch schiefe Fotos und verknitterte Kassenzettel werden erkannt.
• Upload: PDFs und Bilder hochladen, am Rechner unter Windows und Mac oder mobil unter iOS und Android.
• E-Mail: Rechnungen, die per E-Mail kommen, automatisch übernehmen.
• Automatischer Import: Belege aus sevDesk, Lexoffice und GetMyInvoices oder per Webhook aus anderen Systemen übernehmen.

Was die KI ausliest

Dokukiste erkennt Datum, Betrag, Absender und Bankverbindung und macht daraus einen Buchungsvorschlag. Du prüfst und gibst frei – die Kontrolle bleibt bei dir. Mit jedem Dokument lernt das System dazu.

Finden statt suchen

Alle Belege sind automatisch sortiert und per Volltextsuche durchsuchbar. Oder du fragst einfach: „Rechnung von Amazon im März“ – die KI-Suche findet den Beleg.

Weitergeben an Buchhaltung und Steuerberatung

Mit einem Klick gehen die Belege zu sevDesk oder Lexoffice. Arbeitet deine Steuerkanzlei mit DATEV, erzeugt Dokukiste einen DATEV-Buchungsstapel zum Einlesen.

Und die Aufbewahrung?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig davon, ob ein Beleg auf Papier oder digital vorliegt – für Buchungsbelege sind es derzeit acht Jahre. Ob du Papierbelege nach dem Digitalisieren vernichten darfst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Deine Daten

Deine Daten gehören dir: Dokukiste ist DSGVO-konform und wird in Deutschland entwickelt.